O cadastro de fornecedor morava numa caixa de e-mail que alguém precisava perseguir
Fornecedor novo mandava contrato, certidões e alvará por e-mail ou WhatsApp. A central digitava tudo, conferia à mão e passava os dias cobrando, um a um, os documentos que faltavam.
DIAGNÓSTICO OPERACIONAL
Como era antes
Homologar um fornecedor novo era um processo de caixa de entrada. Os documentos chegavam por e-mail ou WhatsApp, a central de cadastro digitava os dados no sistema, conferia certidão por certidão à mão — e o que faltava virava cobrança manual, repetida até o fornecedor responder.
Sem fila única, ninguém respondia rápido a perguntas simples: quantos cadastros estão parados? Onde cada um travou? De quem é a vez de agir — da central, do comprador, do jurídico ou do fornecedor?
ENGENHARIA E ARQUITETURA
O que eu fiz
Duas pontas sobre o mesmo processo:
O portal, para o fornecedor — ele recebe um link, envia os documentos por ali e enxerga o que ainda falta. A leitura dos arquivos é feita por IA, que extrai os dados do cadastro e devolve um parecer preliminar por documento, com grau de confiança — quem decide é gente, mas já chega com o trabalho braçal feito. A cobrança de documento faltante sai automática, por e-mail, com a lista exata do que está pendente.
O painel, para a equipe — a fila inteira de homologação num lugar só: funil por etapa, carteira por comprador, situação documental de quem está na fila. Cada papel — central, comprador, jurídico — vê as ações do seu momento do fluxo, e toda decisão fica no histórico com autor e motivo.
E uma regra que parece detalhe e não é: o jurídico pode liberar um documento pendente por exceção, mas só com motivo escrito e data de validade. Vencido o prazo, o documento volta a ser cobrado automaticamente.
RESULTADOS MENSURÁVEIS
O que mudou
O cadastro deixou de ser digitação e virou análise. A central acompanha a fila em vez de perseguir anexo; o comprador recebe o cadastro com parecer pronto; e a pergunta “onde esse fornecedor travou?” tem resposta na tela, não na memória de alguém.
O que ainda não posso afirmar: o tempo médio de homologação antes do portal nunca foi medido — não há como provar redução contra uma base que não existe. A medição começa do portal em diante, e o número só entra aqui quando tiver janela suficiente para significar alguma coisa.
O QUE EU APRENDI
Exceção sem prazo é dispensa permanente disfarçada. Liberar um documento pendente 'por enquanto' parecia gentileza — até perceber que nenhuma dessas liberações expirava. Toda exceção passou a exigir motivo, autor e data de validade; vencida, o documento volta a ser cobrado sozinho. A regra que protege é a que sabe quando deixa de valer.
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