Como era antes
O RH de um supermercado é feito de rotina que se repete e precisa deixar rastro: entrega de equipamento de proteção, controle de higienização, entrega de uniforme, quem está liberado para entrar na câmara fria, atestado, exame periódico.
Cada uma dessas rotinas terminava numa folha assinada e arquivada numa pasta. E papel tem três problemas, na ordem em que doem: some; a assinatura não se confere contra nada; e o que estava escrito nele saía do cargo, não da pessoa.
Esse terceiro era o pior. Como 38% dos funcionários têm um cargo que existe em mais de um setor, o cargo sozinho não diz de que EPI a pessoa precisa — e a conferência encontrou açougueiro recebendo kit de desossador e um cargo de liderança sem kit nenhum.
O que eu fiz
Um sistema web para as rotinas de RH, com o cadastro real da operação — 200 funcionários, não uma base de teste. O setor virou entidade própria, tanto para o cargo quanto para a pessoa: o funcionário deixou de herdar o setor pelo cargo, porque o dado real mostrou que essa herança estava errada em mais de um terço dos casos.
Em cima desse cadastro, as rotinas que se repetem todo mês: ficha de EPI, controle de higienização, entrega de uniforme e controle de acesso à câmara fria. O documento sai pronto, com o kit certo para a pessoa certa, sem redigitação. Atestado e exame periódico são a próxima frente.
E a assinatura por digital: um leitor no balcão do RH que compara 1 para 1 contra o cadastro e sela o documento com hash, gerando um código que qualquer um pode conferir depois. Isso é assinatura eletrônica avançada pela Lei 14.063/2020 — e é o que transforma "o RH diz que entregou" em algo que se prova a terceiro.
O que mudou
O kit de EPI de câmara fria foi corrigido para 22 funcionários que estavam recebendo o conjunto errado — achado que só apareceu porque o setor virou dado próprio.
A assinatura por digital saiu do papel em setembro, com 3 documentos assinados de verdade no primeiro dia. Funciona.
O que ainda não está resolvido, e eu não vou chamar de pronto: a validação de origem do agente que fala com o leitor está desligada — a chave era por máquina e travava a frota inteira. Enquanto estiver assim, o documento é assinado mas não carrega prova de onde a leitura veio. Isso está aberto, com dono, e não entra em relatório como concluído.
Falta também a contagem real de documentos por mês. A estimativa da equipe é uma faixa, e faixa estimada não vira ganho reportável — a medição tem que existir antes de o número ir para a diretoria.
Uma coisa que eu descobri tarde, e você descobriria também
Digital de açougueiro e padeiro falha muito — lâmina, farinha, corte, umidade. Sem um caminho de exceção em papel, com motivo obrigatório, a tela trava com o funcionário na frente e o RH volta a assinar por fora do sistema. Aí some exatamente a rastreabilidade que motivou o projeto inteiro.